La remise n'est pas rattachée à votre compte
L'accord tient dans un mail ou sur un devis signé. S'il n'a pas été saisi sur votre fiche client, la facture sort au tarif général.
Tarifs négociés dans le BTP
Vérifier que vos fournisseurs appliquent le tarif que vous avez négocié
Vous avez négocié un prix avec votre négoce de matériaux ou votre distributeur électrique. Rien ne garantit que chaque facture l'applique : une remise oubliée, un tarif revenu au public, une référence remplacée par une autre. La seule façon de le savoir est de comparer chaque ligne facturée au prix convenu. Voici comment le faire à la main, et ce qu'un outil change.
Pourquoi le prix facturé s'écarte du prix convenu
Rarement de la mauvaise foi. Presque toujours un écart entre ce qui a été convenu avec le commercial et ce que le système de facturation applique.
Le tarif change en cours d'année
Une hausse annoncée par circulaire s'applique à tous, y compris aux références que vous aviez fait bloquer. Elle passe sans bruit dans les factures suivantes.
La référence n'est plus la même
Un produit remplacé par un équivalent, un conditionnement différent (le sac, la palette, le mètre) : le prix négocié portait sur une référence, la facture en porte une autre.
Les frais s'ajoutent à côté
Éco-contribution, frais de livraison, consigne de palette : ils ne faisaient pas partie de la négociation et pèsent pourtant sur le prix réellement payé.
La méthode, étape par étape
Elle se fait avec un tableur. Elle demande surtout de la régularité, c'est là qu'elle casse. Chaque étape indique ce qu'Extractify prend en charge.
1 Mettre le tarif convenu par écrit, référence par référence
Tant que l'accord est « moins quinze pour cent sur la plâtrerie », il n'est pas vérifiable. Il faut une liste : référence du fournisseur, désignation, unité, prix net convenu.
Vous importez la grille du fournisseur (Excel ou CSV) sur sa fiche. Elle devient la référence de tous les contrôles.
2 Relever chaque ligne de chaque facture
Référence, quantité, unité, prix unitaire net, total de la ligne. C'est la partie longue : une facture de négoce compte souvent plusieurs dizaines de lignes.
Les factures et les bons de livraison sont lus ligne par ligne, y compris ceux des grands négoces de matériaux et des distributeurs électriques, depuis un PDF, un scan ou une photo.
3 Comparer dans la même unité
Un prix au mètre ne se compare pas à un prix à la plaque. Avant de crier à l'écart, ramenez les deux prix à la même unité.
La comparaison se fait sur la référence du fournisseur, et le prix lu est celui de l'unité facturée. Une ligne dont la lecture n'est pas prouvée est mise de côté, jamais comptée comme un écart.
4 Chiffrer l'écart
Prix facturé moins prix convenu, multiplié par la quantité. C'est ce montant, et pas un pourcentage, qui décide si la réclamation vaut le coup.
Chaque document en écart affiche le surcoût total et le détail ligne par ligne. Vous êtes prévenu par e-mail et dans l'application, avec un seuil que vous réglez.
5 Réclamer l'avoir, preuve à l'appui
Numéro de la facture, référence, prix convenu, prix facturé, montant demandé. Un fournisseur traite vite une demande précise, et laisse traîner une plainte vague.
La demande d'avoir est préparée avec ces éléments. Vous la relisez et c'est vous qui l'envoyez : rien ne part chez un fournisseur sans votre validation.
6 Vérifier que l'avoir arrive
Une réclamation acceptée au téléphone n'est pas un avoir. Notez ce qui a été demandé et pointez-le à réception.
Les avoirs reçus sont lus comme les factures et rattachés au fournisseur. Le suivi de chaque demande jusqu'à son avoir se fait encore à la main.
Ce qu'il faut savoir avant de s'outiller
Un logiciel ne négocie pas à votre place et ne lit pas tout. Mieux vaut le savoir avant.
Sans grille de prix, pas de contrôle
Si votre accord n'existe que comme une remise globale, l'outil ne peut suivre que l'évolution de vos prix d'une facture à l'autre. C'est utile pour voir une hausse, pas pour prouver un écart au tarif convenu.
La lecture a ses limites
Un ticket froissé, une photo de travers, une facture manuscrite se lisent mal. La bonne question à poser à un éditeur n'est pas « lisez-vous tout » mais « que faites-vous d'un document que vous lisez mal ». Chez nous il est signalé à relire et sort des contrôles.
Votre logiciel de gestion reste en place
Le contrôle des prix ne demande pas de changer de logiciel de devis, de facturation ou de comptabilité. Extractify se place à côté, sur les achats, et exporte vers la comptabilité.
Le gain dépend de vos volumes
Avec deux factures de négoce par mois, un tableur suffit. Le contrôle systématique devient intéressant quand les factures se comptent par dizaines et que personne n'a le temps de les éplucher.
Questions fréquentes
Comment vérifier qu'un négoce respecte les tarifs négociés avec mon entreprise ?
En comparant, pour chaque ligne de chaque facture, le prix unitaire facturé au prix convenu pour la même référence et la même unité. À la main, cela se fait dans un tableur à partir de la grille de prix du fournisseur. Extractify fait cette comparaison à chaque facture importée et vous signale les lignes au-dessus du tarif, avec le surcoût.
Existe-t-il un logiciel qui détecte les hausses de prix sur les factures de matériaux ?
Oui. Extractify lit les lignes des factures et des bons de livraison, garde l'historique du prix de chaque produit chez chaque fournisseur, et signale une hausse par rapport au prix précédent ou au tarif négocié. D'autres logiciels du marché suivent aussi les prix d'achat ; ce qui les distingue est le niveau de détail (la ligne ou seulement le total) et ce qui se passe quand la lecture est incertaine.
Comment réclamer un avoir à un fournisseur après une erreur de prix ?
Par écrit, avec le numéro de la facture, la référence du produit, le prix convenu, le prix facturé, la quantité et le montant demandé. Joignez la grille ou le devis qui prouve le prix convenu. Extractify prépare cette demande à partir de l'écart détecté ; vous la relisez avant de l'envoyer.
Faut-il un ERP pour contrôler ses achats fournisseurs ?
Non. Un ERP de chantier couvre les devis, les situations, le planning et la facturation client, et le contrôle des prix n'en est qu'une petite partie. Si votre besoin est de vérifier ce que vos fournisseurs vous facturent, un outil centré sur les achats suffit et s'installe sans changer votre organisation.
Peut-on utiliser Extractify avec son logiciel de comptabilité ?
Oui. Les factures validées s'exportent en Excel, CSV et PDF, et une connexion existe avec Pennylane. Extractify ne remplace pas la comptabilité : il travaille sur le détail des achats, que la comptabilité ne regarde pas.
Que se passe-t-il si le produit facturé n'est pas dans ma grille de prix ?
Il n'est pas contrôlé contre un tarif, puisqu'il n'en a pas. Son prix reste suivi d'une facture à l'autre, et vous pouvez l'ajouter à la grille pour les fois suivantes.
Voir ce que donnent vos propres factures
Importez la grille d'un fournisseur et quelques-unes de ses factures récentes. Vous saurez en quelques minutes si le tarif convenu est appliqué.