Las subidas de precio que pasan desapercibidas
Un proveedor sube unos puntos porcentuales sin avisar. En un producto que se pide cada semana, nadie lo ve hasta pasados varios meses, y ya es tarde para reclamarlo.
Gestión de facturas de proveedores
Gestionar sus facturas de proveedores sin dedicarles las tardes
Recibir, verificar, validar, archivar, pagar, encontrar. Seis gestos que se repiten con cada factura, que nadie quiere hacer y que todo el mundo acaba haciendo mal. Así se sostiene el proceso cuando se organiza, y aquí es donde una herramienta aporta algo de verdad.
Lo que cuesta una gestión aproximada
Rara vez una catástrofe visible. Más bien una suma de pequeñas fugas que no se miden.
Los errores de facturación que se pagan
Cantidad facturada superior a la entregada, línea facturada dos veces, descuento olvidado, abono que nunca se descontó. Son euros perdidos, no cuestiones de principio.
El tiempo de búsqueda
Encontrar la factura de una obra seis meses después, o el justificante que pide la gestoría, ocupa a más gente de lo que se cree.
Las tarifas negociadas que no se aplican
Un descuento conseguido en enero no siempre es el que se factura en marzo. Sin un control línea a línea, la negociación no sirve de nada.
Las seis etapas, y lo que las desbloquea
Cada etapa tiene su punto de bloqueo habitual. Ponerles nombre ayuda a ver adónde se va realmente el tiempo.
1 Recibir
Las facturas llegan por correo, en mano en la obra o a un buzón que nadie revisa.
Una dirección dedicada a la que proveedores y compañeros lo envían todo, y una foto hecha con el teléfono que equivale a subir el documento.
2 Leer
Alguien copia el proveedor, la fecha, los importes y, a veces, las líneas.
Los datos salen solos del documento, hasta el detalle de las líneas.
3 Verificar
La etapa que se salta cuando hay prisa, es decir, siempre.
Las desviaciones respecto al precio anterior y a la tarifa negociada se señalan, no hay que buscarlas.
4 Validar
El visto bueno para el pago se queda en una mesa o en una conversación.
La validación se hace en pantalla, con el documento original al lado.
5 Archivar
Una carpeta por mes o, peor, un buzón de correo.
Todo queda archivado y se puede buscar por texto completo, referencia, número de albarán o nombre de obra.
6 Aprovechar
Las cifras se quedan en los documentos y nunca sirven para nada.
Precios medios, evoluciones, comparaciones entre proveedores y exportación a la contabilidad.
Elegir una herramienta sin equivocarse
Cuatro preguntas que hacer a cualquier fabricante de software, incluidos nosotros.
¿Baja hasta las líneas?
Muchas herramientas se quedan en la cabecera y el total. Sin el detalle de las líneas, no es posible ningún control de precios.
¿Hay que configurar una plantilla por proveedor?
Si es así, el coste real no es la suscripción, es el tiempo de configuración con cada nuevo proveedor.
¿Qué ocurre cuando se equivoca?
La respuesta correcta no es «nunca se equivoca». Es hacer que el error sea visible y rápido de corregir.
¿Dónde están los datos y cómo recuperarlos?
Alojamiento, cifrado y, sobre todo, exportación: sus facturas deben poder salir con la misma facilidad con la que entraron.
Preguntas frecuentes
¿A partir de cuántas facturas al mes resulta rentable?
La cuestión no es tanto el volumen como la repetición: en cuanto un mismo producto se repite con un mismo proveedor, el seguimiento de precios compensa. Una treintena de documentos al mes basta de sobra para verlo.
¿Hace falta un contable en plantilla?
No. La mayoría de nuestros usuarios trabaja con una gestoría externa, a la que Extractify entrega datos limpios en lugar de una pila de PDF.
¿Se puede mantener la organización actual?
Sí. Nada obliga a sus proveedores a cambiar nada, y sus exportaciones siguen alimentando el software de contabilidad que ya utiliza.
¿Y si varias personas gestionan las facturas?
Los roles y los establecimientos están gestionados, cada persona ve lo que le corresponde, y las correcciones de unos sirven para las importaciones de los demás.
La mejor prueba es su propio mes en curso
Importe las facturas que ya ha recibido: los precios aparecen de inmediato.