Gli aumenti passati inosservati
Un fornitore aggiunge qualche punto percentuale senza dirlo. Su un prodotto ordinato ogni settimana ci vogliono mesi per accorgersene, e ormai è tardi per contestare.
Gestione delle fatture fornitori
Gestire le fatture fornitori senza passarci le serate
Ricevere, verificare, approvare, archiviare, pagare, ritrovare. Sei gesti ripetuti su ogni fattura, che nessuno ha voglia di fare e che tutti finiscono per fare male. Ecco come regge il processo quando lo si organizza, e dove uno strumento serve davvero.
Quanto costa una gestione approssimativa
Raramente un disastro visibile. Più spesso una somma di piccole perdite che nessuno misura.
Gli errori di fatturazione pagati
Fatturato più del consegnato, una riga addebitata due volte, uno sconto dimenticato, una nota di credito mai dedotta. Sono euro, non principi.
Il tempo passato a cercare
Ritrovare la fattura di un cantiere sei mesi dopo, o il documento che chiede il commercialista, occupa più persone di quanto si ammetta.
I prezzi concordati non applicati
Uno sconto ottenuto a gennaio non è sempre quello fatturato a marzo. Senza controllo riga per riga, la trattativa non è servita a nulla.
Le sei fasi, e che cosa le sblocca
Ogni fase ha il suo punto critico abituale. Nominarli mostra dove va davvero il tempo.
1 Ricevere
Le fatture arrivano per mail, a mano in cantiere, o in una casella che nessuno svuota.
Un indirizzo dedicato dove fornitori e collaboratori mandano tutto, e una foto col telefono che vale come caricamento.
2 Leggere
Qualcuno ricopia fornitore, data, importi, a volte le righe.
I dati escono da soli dal documento, fino al dettaglio delle righe.
3 Verificare
La fase che si salta quando si ha fretta, cioè sempre.
Gli scostamenti dal prezzo precedente e da quello concordato vengono segnalati, non cercati.
4 Approvare
Il benestare resta su una scrivania o dentro una conversazione.
L'approvazione avviene a schermo, con il documento originale accanto.
5 Archiviare
Una cartella al mese, o peggio, una casella di posta.
Tutto archiviato e ricercabile in testo pieno: un codice, un numero di bolla, il nome di un cantiere.
6 Sfruttare
I numeri restano dentro i documenti e non servono mai.
Prezzi medi, andamenti, confronto tra fornitori ed esportazione verso la contabilità.
Scegliere uno strumento senza sbagliare
Quattro domande da porre a qualunque fornitore di software, noi compresi.
Arriva fino alle righe?
Molti strumenti si fermano all'intestazione e al totale. Senza il dettaglio delle righe nessun controllo dei prezzi è possibile.
Serve un modello per ogni fornitore?
Se sì, il costo vero non è l'abbonamento, è il tempo di configurazione a ogni nuovo fornitore.
Che cosa succede quando sbaglia?
La risposta giusta non è «non sbaglia mai». È rendere l'errore visibile e veloce da correggere.
Dove sono i dati, e come si riprendono?
Hosting, cifratura e soprattutto esportazione: le tue fatture devono poter uscire con la stessa facilità con cui sono entrate.
Domande frequenti
Da quante fatture al mese conviene?
Conta meno il volume della ripetizione: appena lo stesso prodotto torna dallo stesso fornitore, seguire i prezzi rende. Una trentina di documenti al mese bastano ampiamente per vederlo.
Serve un contabile interno?
No. La maggior parte dei nostri utenti lavora con uno studio esterno, che riceve dati puliti invece di una pila di PDF.
Si può mantenere l'organizzazione attuale?
Sì. Nulla obbliga i fornitori a cambiare qualcosa, e le esportazioni continuano ad alimentare il software contabile che già usi.
E se più persone trattano le fatture?
Ruoli e sedi sono gestiti, ognuno vede ciò che lo riguarda, e le correzioni di uno servono alle importazioni degli altri.
La prova migliore è il tuo mese in corso
Importa le fatture che hai già ricevuto: i prezzi compaiono subito.