Estrazione dati dai documenti
Estrarre i dati di una fattura, riga per riga
La maggior parte degli strumenti si ferma all'intestazione: fornitore, data, totale. Extractify scende al dettaglio, ogni prodotto con quantità, prezzo unitario e totale di riga, perché è lì che si nascondono gli aumenti e gli errori di fatturazione.
Che cosa viene estratto
Intestazione del documento
- Nome del fornitore, partita IVA e codice fiscale
- Numero di fattura o di bolla di consegna
- Data del documento
- Totali imponibile e ivato
Ogni riga di prodotto
- Descrizione così come la scrive il fornitore
- Codice articolo o riferimento
- Quantità e confezionamento
- Prezzo unitario e totale di riga
Come viene letto un documento
Quattro metodi, provati in quest'ordine. Ogni risultato viene verificato prima di essere accettato: se non regge, si passa al successivo. L'intelligenza artificiale non è il primo riflesso, è l'ultima risorsa.
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Fattura elettronica
Se il PDF contiene una fattura in formato Factur-X, i dati ci sono già, strutturati ed esatti. Non c'è nulla da indovinare, basta leggerli.
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Testo nativo del PDF
Un PDF prodotto da un software di fatturazione contiene il proprio testo. Lo dividiamo in colonne e ricostruiamo le righe, verificando che quantità per prezzo unitario dia davvero il totale indicato.
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Riconoscimento dei caratteri
Per i documenti scansionati o fotografati, dove ci sono solo pixel. Il controllo di coerenza degli importi resta lo stesso.
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Modello di intelligenza artificiale
Come ultima risorsa, sui layout che i passaggi precedenti non hanno saputo districare: colonne annidate, più bolle in un unico file, foto storta.
Quest'ordine ha un effetto diretto sul costo: leggere un documento dal testo nativo non costa nulla, mentre una chiamata a un modello di IA si paga. Prima si ferma la cascata, meno costa la lettura.
Che cosa accettiamo
Factur-X e fatture elettroniche
Il PDF e i suoi dati strutturati, letti all'arrivo. È il formato che sta diventando lo standard in Francia con l'obbligo in vigore da settembre 2026.
PDF ordinari
Quelli dei tuoi fornitori, con o senza testo incorporato, su una o più pagine, anche quando un file contiene più bolle.
Foto e scansioni
JPEG, PNG, una bolla fotografata col telefono in cantiere o in cucina, con l'immagine raddrizzata.
Allegati delle mail
Un indirizzo dedicato riceve i documenti, e i tuoi fornitori possono scrivergli direttamente. Gli archivi ZIP vengono accettati e aperti.
Un'estrazione va verificata
Nessuna lettura automatica è affidabile al 100 %, e sostenere il contrario sarebbe una bugia. Quello che conta è rendere l'errore visibile e veloce da correggere.
- Ogni riga porta un indice di affidabilità, e quelle da controllare vengono segnalate invece di sparire nel mucchio.
- Il documento originale resta accanto ai dati, con la riga individuata sopra: verificare un prezzo richiede pochi secondi.
- Le incoerenze aritmetiche vengono rilevate prima del salvataggio: una riga i cui importi non tornano non passa in silenzio.
- Lo stesso documento importato due volte viene riconosciuto e rifiutato, anche se cambia fornitore per strada.
- Le tue correzioni vengono conservate e servono alle importazioni successive dello stesso fornitore.
Che cosa non estraiamo
- I contratti. Extractify legge fatture, bolle, preventivi e ordini d'acquisto, non clausole contrattuali.
- I documenti scritti a mano. La scrittura manuale non viene letta in modo affidabile, e preferiamo dirlo che produrre numeri sbagliati.
- Le schermate di altri software. Leggiamo documenti commerciali, non screenshot del tuo gestionale.
Domande frequenti
Bisogna configurare un modello per ogni fornitore?
No. Non c'è nessun tracciato da disegnare né zone da delimitare. I formati particolari sono gestiti dentro il prodotto, non da te.
Cosa succede con un fornitore sconosciuto?
Nome e identificativi fiscali vengono letti sul documento, con verifica delle cifre di controllo. In caso di dubbio il documento aspetta la tua decisione invece di essere assegnato a caso.
Le note di credito sono gestite?
Sì, e correttamente: una nota di credito viene riconosciuta dalla dicitura, non dal segno degli importi che la lettura spesso perde, e poi sottratta dagli acquisti invece di sommarsi.
Quanti documenti si possono trattare?
Dipende dal piano. I documenti vengono elaborati in coda, quindi puoi caricarne decine in una volta e chiudere la scheda.