As subidas de preço que passam despercebidas
Um fornecedor aumenta alguns pontos percentuais sem avisar. Num produto encomendado todas as semanas, ninguém repara antes de vários meses, e já é tarde para contestar.
Gestão de faturas de fornecedores
Gerir as faturas de fornecedores sem lhes dedicar os serões
Receber, verificar, validar, arquivar, pagar, encontrar. Seis gestos repetidos a cada fatura, que ninguém tem vontade de fazer e que toda a gente acaba por fazer mal. Eis como o processo se aguenta quando é organizado, e onde uma ferramenta traz realmente alguma coisa.
O que custa uma gestão aproximada
Raramente uma catástrofe visível. Antes uma soma de pequenas fugas que ninguém mede.
Os erros de faturação que se pagam
Quantidade faturada superior à quantidade entregue, linha faturada duas vezes, desconto esquecido, nota de crédito nunca deduzida. São euros perdidos, não questões de princípio.
O tempo de procura
Encontrar a fatura de uma obra seis meses depois, ou o documento que o contabilista pede, ocupa mais gente do que se pensa.
Os preços negociados que não são aplicados
Um desconto obtido em janeiro nem sempre é o que é faturado em março. Sem um controlo linha a linha, a negociação não serve de nada.
As seis etapas, e o que as desbloqueia
Cada etapa tem o seu ponto de bloqueio habitual. Dar-lhes nome ajuda a ver para onde vai realmente o tempo.
1 Receber
As faturas chegam por e-mail, em mão na obra, ou a uma caixa de correio que ninguém consulta.
Um endereço dedicado para onde fornecedores e colaboradores enviam tudo, e uma fotografia tirada com o telemóvel que vale como entrega do documento.
2 Ler
Alguém copia o fornecedor, a data, os montantes, por vezes as linhas.
Os dados saem sozinhos do documento, até ao detalhe das linhas.
3 Verificar
A etapa que se salta quando há pressa, ou seja, sempre.
Os desvios face ao preço anterior e ao preço negociado são assinalados, não é preciso procurá-los.
4 Validar
A aprovação para pagamento fica parada numa secretária ou numa conversa.
A validação faz-se no ecrã, com o documento original ao lado.
5 Arquivar
Uma pasta por mês ou, pior, uma caixa de correio.
Tudo fica arquivado e pesquisável em texto integral, por referência, número de guia ou nome de obra.
6 Explorar
Os números ficam nos documentos e nunca servem para nada.
Preços médios, evoluções, comparações entre fornecedores e exportação para a contabilidade.
Escolher uma ferramenta sem se enganar
Quatro perguntas a fazer a qualquer fabricante de software, incluindo a nós.
Desce até às linhas?
Muitas ferramentas ficam pelo cabeçalho e pelo total. Sem o detalhe das linhas, nenhum controlo de preços é possível.
É preciso configurar um modelo por fornecedor?
Se sim, o custo real não é a subscrição, é o tempo de configuração a cada novo fornecedor.
O que acontece quando se engana?
A resposta certa não é «nunca se engana». É tornar o erro visível e rápido de corrigir.
Onde estão os dados, e como recuperá-los?
Alojamento, encriptação e, sobretudo, exportação: as suas faturas têm de poder sair com a mesma facilidade com que entraram.
Perguntas frequentes
A partir de quantas faturas por mês é que compensa?
A questão não é tanto o volume como a repetição: assim que um mesmo produto volta a aparecer no mesmo fornecedor, o acompanhamento dos preços compensa. Uns trinta documentos por mês chegam perfeitamente para o ver.
É preciso ter um contabilista interno?
Não. A maioria dos nossos utilizadores trabalha com um gabinete de contabilidade externo, ao qual o Extractify entrega dados limpos em vez de uma pilha de PDF.
É possível manter a organização atual?
Sim. Nada obriga os seus fornecedores a mudar o que quer que seja, e as suas exportações continuam a alimentar o software de contabilidade que já utiliza.
E se várias pessoas tratarem das faturas?
As funções e os estabelecimentos são geridos, cada pessoa vê o que lhe diz respeito, e as correções de uns servem para as importações dos outros.
O melhor teste é o seu próprio mês em curso
Importe as faturas que já recebeu: os preços aparecem de imediato.