Extração de documentos
Extrair os dados de uma fatura, linha a linha
A maioria das ferramentas fica pelo cabeçalho: fornecedor, data, total. O Extractify desce até ao detalhe, cada produto com a sua quantidade, o seu preço unitário e o seu total, porque é aí que se escondem as subidas de preço e os erros de faturação.
O que é extraído
Cabeçalho do documento
- Nome do fornecedor, SIRET, SIREN, número de IVA
- Número da fatura ou da guia de remessa
- Data do documento
- Totais sem IVA e com IVA
Cada linha de produto
- Descrição tal como o fornecedor a escreve
- Referência ou código de artigo
- Quantidade e embalagem
- Preço unitário e total da linha
Como é lido um documento
Quatro métodos, tentados por esta ordem. Cada um é verificado antes de ser aceite: se o resultado não for sólido, passa-se ao seguinte. A inteligência artificial não é o primeiro reflexo, é o último recurso.
- 1
Fatura eletrónica
Se o PDF contiver uma fatura em formato Factur-X, os dados já lá estão, estruturados e exatos. Não há nada para adivinhar, basta lê-los.
- 2
Texto nativo do PDF
Um PDF gerado por um software de faturação contém o seu texto. É dividido em colunas e as linhas são reconstruídas, verificando que a quantidade multiplicada pelo preço unitário dá mesmo o total indicado.
- 3
Reconhecimento de caracteres
Para os documentos digitalizados ou fotografados, onde só há píxeis. O controlo de coerência dos montantes aplica-se da mesma forma.
- 4
Modelo de inteligência artificial
Em último recurso, nas disposições de página que as etapas anteriores não conseguiram destrinçar: colunas encaixadas, várias guias num mesmo ficheiro, fotografia torta.
Esta ordem tem uma consequência direta na sua fatura: ler um documento pelo seu texto nativo não custa nada, ao passo que uma chamada a um modelo de IA é paga. Quanto mais cedo a cascata parar, menos custa a leitura.
O que aceitamos
Factur-X e faturas eletrónicas
O PDF e os seus dados estruturados, lidos logo à receção. É o formato que se torna a norma com a obrigação que entrou em vigor em França em setembro de 2026.
PDF clássicos
Os dos seus fornecedores, com ou sem texto incorporado, com uma ou várias páginas, mesmo quando um ficheiro contém várias guias.
Fotografias e digitalizações
JPEG, PNG, uma guia de remessa fotografada com o telemóvel na obra ou na cozinha, com endireitamento da imagem.
Anexos dos seus e-mails
Um endereço dedicado recebe os documentos, e os seus fornecedores podem até escrever diretamente para ele. Os arquivos ZIP são aceites e abertos.
Uma extração verifica-se
Nenhuma leitura automática é fiável a 100 %, e afirmar o contrário seria mentir. O que conta é tornar o erro visível e rápido de corrigir.
- Cada linha tem um índice de confiança, e as que merecem um olhar são assinaladas em vez de ficarem perdidas no meio das outras.
- O documento original fica visível ao lado dos dados, com a linha localizada nele: verificar um preço demora alguns segundos.
- As incoerências aritméticas são detetadas antes do registo: uma linha cujos montantes não batem certo não passa em silêncio.
- Um mesmo documento importado duas vezes é reconhecido e recusado, mesmo que mude de fornecedor pelo caminho.
- As suas correções são conservadas e servem para as importações seguintes do mesmo fornecedor.
O que não extraímos
- Os contratos. O Extractify lê faturas, guias de remessa, orçamentos e notas de encomenda, não cláusulas contratuais.
- Os documentos manuscritos. Uma escrita à mão não é lida de forma fiável, e preferimos dizê-lo a produzir números errados.
- Os painéis de outro software. Lemos documentos comerciais, não capturas de ecrã do seu ERP.
Perguntas frequentes
É preciso configurar um modelo por fornecedor?
Não. Não há modelos para desenhar nem zonas para delimitar. Os formatos particulares são tratados pelo produto, não por si.
O que acontece com um fornecedor desconhecido?
O nome e os identificadores legais são lidos no documento, com verificação dos dígitos de controlo do SIRET e do número de IVA. Em caso de dúvida, o documento aguarda a sua decisão em vez de ser associado ao acaso.
As notas de crédito são tratadas?
Sim, e corretamente: uma nota de crédito é reconhecida pelo seu título, não pelo sinal dos seus montantes, que a leitura perde muitas vezes, e depois é deduzida das suas compras em vez de se somar a elas.
Quantos documentos é possível processar?
Depende do seu plano. Os documentos são processados em fila de espera, pelo que pode carregar várias dezenas de uma vez e fechar o separador.